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Ordnungssystem für die Festplatte
1 Vorbemerkung2 Grundsystem3 Bedingungen4 Basis5 Medien6 Vorsorgemappe7 Download8 Checkliste Ordnungssystem für die Festplatte9 ZusammenfassungMindmap
1 Vorbemerkung
Wer kennt die (Volk)weisheit nicht: Lerne Ordnung, liebe sie. Sie erspart Dir Zeit und Müh. Für die Ordnung auf der Festplatte (HD) gilt: Aber Wie?
Ziel Ist hier: das analoge Ablagesystem soweit wie möglich identisch auf die HD zu übertragen um damit ein papierarmes Büro zu erhalten.
2 Grundsystem
Derzeit ist auf den gängigen Betriebssystemen das Grundsystem in etwa so eingerichtet:
├── Bilder ├── Dokumente ├── Downloads ├── Musik ├── Öffentlich ├── Schreibtisch ├── Videos ├── Vorlagen
Die Hauptgruppen Bilder etc. sind zwar im persönlichen Ordner gespeichert, nicht jedoch in einem Verzeichnis. Das ist nicht unbedingt hilfreich für ein Backup oder eine Datensicherung.
Viele Systeme werden erprobt, sind in der Praxis bewährt. Und trotzdem: Man hat persönlich den Eindruck, dass die beschriebenen Grundsysteme letztlich den eigenen Verhältnissen nicht dienen.
Bevor man etwa kostenpflichtige Helfer aus dem Internet bestellt, lässt sich ein Ordnungssystem auf einer HD für alle Betriebssysteme selbst entwickeln und gestalten.
3 Bedingungen
Für die Erstellung gelten folgende Bedingungen:
- keine deutschen Umlaute und Sonderzeichen in den Ordner- und Dateinamen
- als Haupt-Verzeichnisse werden die häufigen Hauptgruppen eingetragen (001-019)
- die Hauptgruppen werden mit dreistelligen Nummern sortiert. Die Ordnernamen sind in alphabetischer Reihenfolge den Nummern zugeordnet
- die Unterverzeichnisse werden nicht nummeriert und sortieren sich in alphabetischer Reihenfolge selbst.
4 Basis
Das neue Grundsystem wird im persönlichen Ordner an einer Stelle gespeichert, z.B. unter
├── 000_dokumente-system
Die drei 000 bewirken, dass dieser Ordner an oberster Stelle im Dateimanager angezeigt wird. Der Name sollte den eigenen Verhältnissen angepasst werden und einprägsam sein.
Die Struktur ist übersichtlich, flexibel zu handhaben und berücksichtigt Erkenntnisse aus der praktischen Anwendung. Außerdem kann diese Ablageform auf allen Plattformen genutzt werden:
├── 000-Allgemeines--A-Z ├── 001-Familie ├── 002-Finanzen ├── 003-Fuhrpark ├── 004-Ikt ├── 005-Immobilien ├── 006-Informationsmanagement ├── 007-Office ├── 008-Personalmanagement ├── 009-Uebersichten ├── 010-Versorgung ├── 011-Vorsorge ├── 012-019-Unbesetzt ├── 020- ├── 030-Medien ├── 040- ├── 050- ├── 060- ├── 070- ├── 080- ├── 090- ├── 100-Vorsorgemappe
Ist die Basis in einem Ordner erstellt, sollten alle elektronischen Dateien nur noch in dieser Basisstruktur gespeichert werden.
5 Medien
Alle Medien werden in der Hauptgruppe digitale Medien verwaltet:
├── 032_audio-podcast ├── 032_epub ├── 032_foto ├── 032_hoerbuch ├── 032_howto ├── 032_internet ├── 032_musik ├── 032_noten ├── 032_radio ├── 032_sonstiges ├── 032_tontraeger ├── 032_videos ├── 032_youtube
6 Vorsorgemappe
Die Dokumentenmappe und der Vorsorgeordner sind in der Hauptgruppe 100 Vorsorgemappe zusammen gefasst. Außerdem enthält dieser Ordner auch den Inhalt für den Notfall-USB-Stick.
7 Download
Die Basisstruktur mit Unterordnern als Beispiel kann hier herunter geladen werden: ordnersystem.zip.
8 Checkliste Ordnungssystem für die Festplatte
1. Digitalisate
Liegen alle Unterlagen auch als elektronische Dokumente und Dateien vor?
Wenn nein, von allen Unterlagen Digitalisate erstellen oder bei den Herausgebern besorgen.
2. Basisstruktur auf der HD erzeugen
ZIP-Datei herunter laden und auf der HD entpacken.
3. Basisstruktur nach den persönlichen Vorstellungen anpassen
Die festgelegten Bedingungen einheitlich beachten.
4. Digitalisate in die Basisstruktur integrieren
5. Dauerhafte Nutzung
Alle künftigen Unterlagen in dieser Struktur elektronisch aufbewahren.
6. Backup
Regelmäßig Backup bzw. Datensicherung durchführen
9 Zusammenfassung
Die altbekannten dinglichen Ablageordner verlieren immer mehr an praktischer Bedeutung. Zunehmend wird der Versand von Papierdokumenten durch die elektronische Form ersetzt, indem man als Nutzer auf der Plattform des Herausgebers ein Nutzerkonto erhält und dort in seinem Postfach die persönlichen Unterlagen elektronisch bereitgestellt bekommt, z.B. bei Versicherungen, Stadtwerke, etc. Deshalb sollte man rechtzeitig auf die elektronische Ablageform umstellen.
Originalurkunden und wichtige Unterlagen in Papierform sind weiterhin sicher aufzubewahren und für einen Notfall möglichst griffbereit zu halten. Die digitale Form dieser Unterlagen kann bei Verlust zumindest hilfreich sein. Insbesondere dann, wenn die elektronische Form bei einer Vertrauensperson hinterlegt wird.
Der Wechsel auf ein papierarmes Büro bietet zudem alle sonst bekannten Vorteile einer elektronischen Speicherung.
Mindmap
Wolfgang Kirk
Veröffentlicht: 2022-07-07 aktualisiert: 2024-02-08, 07:00 Uhr
