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De-Mail-Dienste nutzen oder nicht?

Zur Transformation in die digitale Gesellschaft zählt auch, in der Endphase über eine möglichst medienbruchfreie Kommunikation zu verfügen. Daneben sollen in bestimmten Fällen sichere, vertrauliche und nachweisbare Geschäftsverkehre sichergestellt werden.

Zu prüfen ist also, ob ein De-Mail-Konto auch für BürgerInnen in Deutschland Sinn macht, die nicht aus beruflichen oder gesetzlichen Gründen auf eine sicherere Kommunikation angewiesen sind (private NutzerInnen).

1 Regelung

De-Mail-Dienste sind Dienste auf einer elektronischen Kommunikationsplattform, die einen sicheren, vertraulichen und nachweisbaren Geschäftsverkehr für jedermann im Internet sicherstellen sollen (§ 1 Abs. 1 De-Mail-G).

Daneben können spezielle Gesetze in den Ländern die Kommunikation der Landesbehörden mit den Bürgerinnen und Bürgern regeln. So beispielhaft für NRW:

Die Behörden des Landes und Gemeinden und Gemeindeverbände eröffnen einen elektronischen Zugang zusätzlich durch eine De-Mail-Adresse im Sinne des De-Mail-Gesetzes vom 28. April 2011 (BGBl. I S. 666), das zuletzt durch Artikel 14 des Gesetzes vom 20. November 2019 (BGBl. I S. 1626) geändert worden ist (§ 3 Abs. 2 EGovG NRW).

2 Voraussetzungen

2.1 Persönliche

2.1.1 Ein-Faktor-Authentifizierung

Anmeldung nur mit Benutzernamen und Passwort. Einige Optionen sind dann nicht verfügbar.

2.1.2 Zwei-Faktor-Authentifizierung

Neben dem Benutzernamen und dem Passwort ist noch ein Gegenstand erforderlich, sog. Token, wie z.B.

- der neue Personalausweis (nPA) mit Online-Ausweisfunktion,

- eine Signaturkarte,

- oder andere zugelassene Verfahren z. B. auf Basis von USB-Sticks oder Mobiltelefonen.

Dieses Verfahren mit hoher Authentifizierung wird für die meisten de-mail-spezifischen Versandoptionen vorgesehen.

Beispiel

Ein Smartphone mit NFC-Funktion kann zusammen mit dem nPA als Token genutzt werden. Die AusweisApp2 ist unter Android verfügbar.

Sobald das Gerät mit dem PC gekoppelt ist, steht die Ausweisfunktion zur Verfügung.

2.2 Technische

Da für eine Anmeldung mit hoher Authentifizierung mindestens als Token der nPA vorgeschrieben ist, wird ggf. die Anschaffung eines dafür zugelassenen Kartenlesegerätes zu berücksichtigen sein.

Tipp

Beim Kauf eines Smartphone auf die NFC-Funktion achten. So kann der Kauf eines zusätzlichen USB-Kartenlesegerätes vermieden werden.

2.3 Software

Für die Anmeldung mit dem nPA ist die Installation der Software AusweisApp2 (Linux, Mac, Windows) oder Open eCard (Linux, MacOS, Windows) erforderlich.

Unter Linux (debian-basiert) wird die AusweisApp2 in einem geöffnten Terminalfenster installiert:

​x
sudo apt install flatpak

flatpak remote-add --if-not-exists flathub https://flathub.org/repo/flathub.flatpakrepo

reboot

sudo flatpak install ausweisapp2

3 De-Mail-Konto

3.1 Anbieter

In Deutschland bieten derzeit folgende Unternehmen De-Mail-Konten an:

Am 2024-05-31 hat 1&1 angekündigt, im Zeitraum 01.06.2024 bis 31.05.2025 die DE-Mail-Dienste für alle zum Unternehmen gehörenden Teilbereiche einzustellen (1&1, gmx.de, web.de).

Außerdem ist zu berücksichtigen, dass DE-Mail für die öffentliche Verwaltung mit Ablauf des 31.08.2024 eingestellt wird.

3.2 Kosten

Die Angebote von 1&1 (1und1.de-mail.de) und T-Systems richten sich vornehmlich an gewerbliche NutzerInnen, da hier monatliche Gebühren für die Kontoführung anfallen.

Interessant sind daher für die rein private Nutzung:

1. Web.de (web.de-mail.de), GMX (gmx.de-mail.de): 1 GB Postfachspeicher, unbegrenzte Zahl von Standard-De-Mail. Aber: Die DE-Mail-Dienste werden eingestellt. Insofern ist die Anmeldung bei diesen Diensten seit der Ankündigung nicht mehr sinnvoll.

2. Die FP Digital Business Solutions GmbH - ein Tochterunternehmen der Mentana Claimsoft GmbH - bietet auch für Privatpersonen De-Mail-Dienste ohne laufende monatliche Gebühren an. Für jede De-Mail sind nach der aktuellen Preisliste Versandgebühren zu entrichten.

Für die Kontoeröffnung und die Erst-Identifizierung fallen bei allen Anbietern einmalige Kosten an, soweit nicht der nPA (Online-Ausweisfunktion) mit der AusweisApp bzw. Open eCard hierfür genutzt wird; für besondere Versandoptionen entstehen zusätzliche Gebühren.

3.3 Kontoeröffnung

Im Rahmen der Anmeldung erfolgt die Registrierung einer De-Mail-Adresse und die Identitätsfeststellung nach dem vom Anbieter vorgegebenen Verfahren.

Für Web.de und GMX ist eine Freemail-Adresse notwendig, die bei Bedarf im Anmeldeprozess vorab registriert werden kann.

3.4 Einrichtung

Nach erfolgreicher Kontoeröffnung sind die mindestens vorgesehenen zwei Anmeldeverfahren mit hoher Authentifizierung zu ergänzen bzw. einzurichten.

Ist die Eröffnung erfolgreich verlaufen, sieht der Eingangsbildschirm beispielsweise so aus:

3.5 Mehrwert

Web.De und GMX bieten ein AddOn für Outlook an.

4 Nachrichtenoptionen

Die Tabelle gibt einen Überblick zwichen physischer Versand- und elektronischer Nachrichtenoption:

5 Digitale öffentliche Dienstleistungen

5.1 Stichstag

Ab dem 01.01.2023 sollten die meisten Verwaltungsleistungen nur noch über Online-Portale nutzbar sein.

Dies gilt insbesondere auch für die Kommunikation mit Gerichten, für die eine DE-Mail-Adresse zur rechtskonformen Übermittlung notwendig ist (eJustice).

Insgesamt wurde das Ziel jedoch nicht erreicht. Bisher sind von den 575 geplanten digitalen Verwaltungsdienstleistungen nur ca. 105 online verfügbar, und das auch nicht flächendeckend in Deutschland.

Deshalb wird derzeit das Online-Zugangsgesetz überarbeitet und soll in einer wesentlich veränderten Form neu veröffentlicht werden.

5.2 BundID

Der Bund stellt mit der BundID eine zentrale Schnittstelle als Konto und Postfach für alle digitalen Dienstleistungen zur Verfügung (Anträge, Bescheide, Nachrichten).

Die von den Ländern eingerichteten Servicekonten sollen wieder entfallen.

5.3 Erfahrungen

Die Beantragung einer Kopie der Geburtsurkunde geht in NRW nur noch über die Schnittstelle Servicekonto.NRW. Ein persönlicher Besuch beim Standesamt ist nicht mehr vorgesehen.

Voraussetzung für die Antragstellung ist die einmalige Registrierung mit De-Mail-Adresse im Servicekonto.NRW.

6 Häufig gestellte Fragen

Der IT-Beauftragte der Bundesregierung informiert ausführlich in seiner FAQ zu De-Mail.

7 Fazit

Deutschland hinkt bei der Digitalisierung grundsätzlich hinterher, wenn man die Ergebnisse des internationalen Vergleichs ernst nimmt.

Auch wenn ein großer deutscher Anbieter von Telekommunikationsdienstleistungen aus dem Verfahren De-Mail aussteigt, sollte - und ich denke man muss - sich selbst um das Thema kümmern:

- Klärung der persönlichen und technischen Voraussetzungen

- Registrierung einer De-Mail-Adresse (ggf. Wunschname)

- Einrichtung der Anmeldeverfahren.

Das alles benötigt Zeit und Eingewöhnung (Training) sowie auch eine finanzielle Investition.

Es ist im Rahmen einer digitalen Aufklärung dringend notwendig darzustellen, dass die Eröffnung, Registrierung und Nutzung gerade nicht ganz so einfach ist, wie bei dem normalen E-Mail-Verfahren. Allerdings gilt auch, dass die Registrierung mit nPA mit Online-Ausweisfunktion viele Hürden beseitigt.

Aus Sicht einer medienbruchfreien und sicheren Kommunikation, z.B. mit Behörden, wird man sich zwangsläufig darauf einrichten müssen, mit De-Mail zu kommunizieren.

Checkliste De-Mail-Dienste

1. Aspekt Digitale Aufklärung

- Hetze und Stimmungsmache gegen die Nutzung möglichst ignorieren

- Sachliche Information suchen, z.B. beim IT-Beauftragter der Bundesregierung

- Nutzung als Teilaspakt eines privaten IT-Grundschutzes begreifen
(vgl. den Beitrag IT-Grundausstattung und IT-Sicherheit)

2. Aspekt Eigener Nutzen und Mehrwert

- medienbruchfreie Kommunikation

- sicherer Geschäftsverkehr im Internet mit Behörden und Privatpersonen (Rechtsanwälte, Steuerberater, etc.)

- Ersparnis von

• Papier-, Versandtaschen- und Druckkosten

• Kosten für Sendungsoptionen beim Postbrief

• Aufwand (Fahrkosten, Wegezeit) für die Einlieferung bei der Post

- Kosten für die Nachrichtenoptionen sind deutlich geringer als bei den Sendungsoptionen

3. Aspekt Hard- und Software

- beim BürgerService die Online-Ausweisfunktion freischalten lassen

- AusweisApp oder Open eCard sind zu installieren und regelmäßig zu aktualisieren

- zugelassenes Kartenlesegerät ist ggf. zu beschaffen

- Treiber für das Kartenlesegerät installieren.

4. Aspekt Auswahl Dienstanbieter

- Kosten: ohne Kontoführungsgebühr

- Nutzerfreundlichkeit:

• Nutzung plattformübergreifend möglich,

• AddOn für Outlook

- Registrierung vornehmen,

• kostenfrei: nur mit nPA (Online-Ausweisfunktion)

• De-Mail-Adresse mit Wunschnamen reservieren

5. Aspekt Zukunft

Die DE-Mail-Dienste werden für die öffentliche Verwaltung mit Ablauf 31.08.2024 eingestellt, weil diese durch andere Formen der (sicheren) Kommunikation, z.B. BundID, ersetzbar sind.

Veröffentlicht: 2022-02-19, aktualisiert: 2024-06-11, 15:45 Uhr